園の業務改善、何から相談すればいい？困りごとを伝える3つのメモ

4 時間前

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「仕事を減らしたい。でも、何から説明すればいいのか分からない」

園の業務改善を相談しようとして、そこで手が止まることはありませんか。

書類、連絡、行事の準備。気になる仕事を挙げ始めると、どれもつながっていて、話がまとまらなくなる。忙しい中で相談のための資料までつくるのは、それ自体が負担です。

最初から園全体の課題を整理しようとせず、まずは「最近、ここで困った」という場面を一つ選んでみてください。その場面を、三つの短いメモにすると伝えやすくなります。

1．「忙しい」を、一つの場面にする

「先生たちが忙しい」だけでは、どこを見直せばよいかが見えません。

例えば、次のように書き換えてみます。いずれも説明のための例です。

正確な作業時間を測れていなくても、まずは「いつ、何が起きて、どこで手が止まるか」を書きます。分からないところは、分からないまま残して構いません。

ここでは、誰の仕事が遅いかを探すのではなく、仕事のどの部分で負担が生まれているかを見ていきます。

負担に感じる仕事にも、続けている理由があります。

紙の一覧は、その場で確認しやすいのかもしれません。二重入力は、使う人や必要な項目が違うためかもしれません。

「この作業をなくしたい」と考えたら、次のことを短く添えてみてください。

よいところまで一緒になくしてしまうと、別の困りごとが生まれます。「減らしたい負担」と「残したい役割」の両方が分かると、見直す方向を考えやすくなります。

「ICTを導入したい」は、方法の候補です。その前に、仕事がどう変わると助かるのかを言葉にしてみましょう。

例えば、「一度直せば、ほかの一覧を書き直さずに済むようにしたい」「担当者が休んでも、必要な書類を探せるようにしたい」。

こう書くと、新しい道具が必要なのか、今ある道具の使い方や仕事の流れを変えるのかを検討できます。

予算や時期、園で使える端末など、分かっている条件があれば添えます。まだ決まっていなければ「未定」と書けば、決まっていることと、これから相談したいことを分けられます。

次は、実際の相談事例ではなく、書き方の例です。

行事の出欠変更を、紙の名簿とパソコンの一覧にそれぞれ反映しています。変更が重なると、どちらが最新か確認する手間がかかっています。当日すぐに確認できる一覧は残しながら、書き直しを減らしたいです。今の方法を見直すところから相談したいと思っています。予算や導入時期はまだ決まっていません。

困る場面、今のやり方、変えたいこと。この三つがあれば、相談の入口になります。

最初の問い合わせには、子ども・保護者・職員の個人名や、個人情報を含む名簿を載せる必要はありません。仕事の流れが分かる説明から始めてください。

相談する前に答えまで決めようとすると、なかなか動き出せません。

まずは、困っている仕事を一つ。うまく説明できない部分も、そのまま書いてみてください。

園内の共有方法から見直したい方は、会議を増やさず、保育士の工夫を共有する3つの方法も参考にしてください。

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