保育園のICT、入れたのに仕事が増える？二重入力を終える3つの決めごと
「アプリに入力したら、紙の一覧も直しておいてね」
便利になるはずだったのに、入力する場所が一つ増えた。そんな状態になっていませんか。
新しい道具に慣れるための時間と、同じ内容を書き直し続ける時間は、分けて考えたいところです。「慣れれば楽になる」と待っていても、古い作業を続ける決まりが残っていれば、二重入力は終わりません。
今回は、すでにICTを使っている園の園長・主任に向けて、情報の置き場・やめる作業・切り替える条件の三つを整理します。新しいシステムを選ぶ前に、今の仕事の流れを確かめてみましょう。
1．「どれを見れば最新か」を一つ決める
紙、アプリ、パソコンの表。それぞれに同じ情報があると、内容が違ったときに、どれを信じればよいか迷います。
まず、一つの業務について「最新情報を確認する場所」を決めます。あわせて、変更を反映する人とタイミングも決めておきます。
例えば行事の出欠なら、次のように整理できます。これは運用を考えるための例で、実際の支援事例ではありません。
最新の出欠は、園で決めた一つの一覧で確認する。
電話や紙で受けた変更も、担当者がその一覧へ反映する。
当日用に印刷する場合は、印刷した時点の情報だと分かるようにする。
大切なのは、紙を使わなくすることではありません。紙で回答する家庭があっても、受け取った情報の行き先が決まっていれば、別々の一覧を育て続けずに済みます。
変更を急いで伝える必要があるときは、一覧の更新だけで済ませず、園の連絡方法で必要な人に届けます。「記録したこと」と「相手に伝わったこと」は同じではありません。
2．新しく始める仕事と、やめる仕事を並べる
導入の説明では「これからアプリに入力します」は決まっても、「これまでの何をやめるか」が抜けがちです。
そこで、新しい作業を一つ書いたら、対応する古い作業を横に書いてみます。
新しく行うこと：共有一覧の出欠を更新する。
見直すこと：同じ出欠を、クラスごとの別表へ毎回書き直す。
残すこと：当日、受付で確認するための一覧を用意する。
同じ情報でも、使う目的が違う場合があります。「受付で紙を見たい」という必要があるなら、共有一覧を印刷して使えないかを考える。別の様式が必要なら、必要な項目だけを取り出せないかを確かめます。
ここで、いきなり以前の記録を捨てる必要はありません。今後の転記をやめる判断と、過去の記録を保管する判断は別です。提出先の指定や園の保存ルールがあるものは、その条件を確認してから扱います。
見直す業務そのものに迷う場合は、保育の紙仕事を見直す3つの例も参考にしてください。
3．「慣れるまで併用」を、確認できる条件に変える
切り替え直後に併用することには、確認の意味があります。ただ、「しばらく両方で」だけでは、終わりを決めにくくなります。
試す前に、対象と振り返る日を決め、次の点を確認します。
その情報を使う職員が、必要なときに確認できるか。
変更が入ったとき、誰が直すか迷わないか。
入力できない人や、機器が使えない場面への対応が決まっているか。
書き直しや照合の手間が、実際に減っているか。
例えば、一つの行事で試して終了後に振り返る。「問題がなかったら全部廃止」とせず、どの作業はやめられるか、どの作業は調整が必要かを分けます。
条件が整っていなければ、足りない点と次に確かめる日を決めます。期限だけで無理に切り替えることも、理由を確認せず併用を延ばし続けることも避けたいところです。
最初は、一つの業務をこの5行で整理する
大きな改善計画をつくる前に、次の項目を短く埋めてみてください。
対象の仕事：
最新情報を確認する場所・更新する人：
やめたい転記や確認作業：
残す必要がある作業・例外時の対応：
切り替える条件・振り返る日：
作業時間を比べるなら、入力だけでなく、転記、照合、問い合わせへの対応まで含めます。先生の仕事が減った分だけ、主任や事務担当に負担が移っていないかも確かめてください。
「入力が速くなったか」だけでなく、「園全体で、同じ情報を何度扱っているか」を見ることがポイントです。
道具はあるのに楽にならない園へ
ICTを入れた後に仕事が増えたからといって、先生の使い方だけが原因とは限りません。情報の置き場や役割、古い作業をやめる条件が曖昧なままになっている可能性もあります。
まずは一つの業務で、「新しく始めたこと」と「今も残っていること」を並べてみませんか。
ほいくサポへのご相談では、使っている道具、重複している作業、どこで困っているかを分かる範囲でお聞かせください。子どもや保護者の個人名、名簿そのものは不要です。
相談する前に困りごとを整理する3つのメモもご用意しています。
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